Déclaration de confidentialité

Généralités

Office-IT attache une grande importance à la protection des données qu’elle traite, en particulier des données à caractère personnel. Cette politique vous informe sur les types de données personnelles que nous collectons et sur la manière dont nous les utilisons afin de vous offrir un service optimal.

Cette politique s’applique à Office-IT bv, dont le siège social est situé à 2100 Deurne (Anvers), Buizerdlaan 20, et le siège d’exploitation à 2250 Olen, Lammerdries-Zuid 17 D, enregistrée auprès de la BCE sous le numéro 876.855.551, ci-après « Office-IT ».

Quelles données personnelles collectons-nous?

Dans le cadre de nos activités en tant que fournisseur de services IT, nous collectons et traitons les données de nos clients, fournisseurs, prospects et partenaires, ainsi que celles de leur personnel, collaborateurs et contacts utiles.

Vous nous transmettez certaines données directement, par exemple lorsque vous contactez notre département commercial ou support. Nos systèmes de surveillance et de journalisation enregistrent également des données personnelles, principalement des données d’identification électronique. Enfin, nous recevons certaines informations personnelles de tiers, tels que nos partenaires.

Nous distinguons différents types de données personnelles:

  1. Nom et coordonnées: prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées similaires.
  2. Données d’identification électronique: adresses IP.
  3. Références: mots de passe et informations de sécurité similaires utilisées pour l’authentification.
  4. Données démographiques: âge, sexe et langue préférée.

Traitement anonyme des données

Lorsque vous visitez notre site web, nous analysons les pages les plus consultées et le temps passé sur celles-ci. Ces données sont traitées de manière anonyme, sauf si vous accédez à notre site via une communication numérique que nous vous avons envoyée.

Comment utilisons-nous vos données personnelles?

Nous utilisons vos données personnelles pour préparer, exécuter et finaliser nos contrats, afin de garantir un service optimal. Concrètement, Office-IT utilise vos données personnelles pour:

  1. La fourniture de nos produits: lors de la création d’offres, du traitement des commandes, du suivi des livraisons, de la facturation et du paiement, nous collectons vos nom et coordonnées.
  2. La fourniture de nos services: pour nos services tels que le helpdesk, la surveillance, la maintenance et l’hébergement, nous collectons vos nom, coordonnées, données d’identification électronique et références.
    Seules les données nécessaires à l’exécution du service sont traitées. Le détail des interventions réalisées et leur date sont enregistrés dans notre système de ticketing.
  3. La communication sur nos produits et services: nous envoyons régulièrement une newsletter électronique pour vous informer de nos offres et nouveautés.
    Nous pouvons également vous contacter par téléphone, e-mail ou en personne pour vous avertir de la fin d’un abonnement, d’un contrat ou d’une garantie, pour signaler un problème ou vous inviter à participer à une enquête ou un événement.

Quand partageons-nous vos données personnelles?

Office-IT ne vend pas vos données personnelles à des tiers. Nous ne partageons vos données qu’aux fins de l’exécution du contrat ou pour respecter une obligation légale.

Concrètement, nous partageons vos données dans les situations suivantes:

  1. Lors de la création d’offres: nous transmettons vos coordonnées à nos partenaires et fournisseurs afin d’obtenir des conditions avantageuses et de vous proposer les meilleures solutions au meilleur prix.
  2. Lors du traitement des commandes: nous partageons vos coordonnées avec nos partenaires et fournisseurs pour permettre la livraison des produits et services commandés. Pour certains produits et services fournis directement ou via nos partenaires (lignes Internet, téléphonie cloud, licences logicielles, extensions de garantie), nos fournisseurs peuvent demander vos coordonnées en tant qu’utilisateur final.
  3. Lors de la prestation de support: nous partageons vos coordonnées et, si nécessaire, vos références et données d’identification électronique avec nos partenaires lorsqu’elles sont indispensables à la résolution d’un problème.

La transmission de vos données est limitée aux informations strictement nécessaires à la fourniture du service. Nous veillons à ce que nos partenaires et fournisseurs gèrent vos données en toute sécurité et signons, lorsque nécessaire, les accords requis en matière de confidentialité et de traitement des données.

Comment protégeons-nous vos données personnelles?

Office-IT s’engage à prendre des mesures physiques, technologiques et organisationnelles raisonnables pour prévenir tout accès non autorisé, perte ou utilisation abusive de vos données personnelles. Ces mesures font partie de notre politique de protection des données, consultable sur demande.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées (voir « Comment utilisons-nous vos données personnelles ») ou pour respecter nos obligations légales.

Quels sont vos droits en matière de vie privée et comment les exercer?

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, de les corriger ou de les supprimer. Vous pouvez également retirer votre consentement au traitement de vos données, vous opposer à leur traitement ou demander leur portabilité. Pour exercer ces droits, envoyez un e-mail à gdpr@office-it.be

Si vous ne souhaitez plus recevoir nos newsletters ou communications, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien « unsubscribe from this list » en bas de nos e-mails.

Modifications de la déclaration de confidentialité et réclamations

Office-IT peut modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment. Vous pouvez toujours consulter la dernière version sur notre site web.

Pour toute plainte concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter la Commission vie privée.

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