Déclaration de confidentialité

Généralités

Office-IT attache une grande importance à la protection des données qu’elle traite, en particulier des données à caractère personnel. Cette déclaration vous en dit plus sur les données personnelles que nous collectons et sur la manière dont nous les traitons pour vous fournir le meilleur service possible.

Cette déclaration s’applique à Office-IT bv, dont le siège social est situé à 2100 Deurne (Anvers), Buizerdlaan 20 et des sièges d’exploitation à 2250 Olen, Lammerdries-Zuid 17 D et 2640 Mortsel, Armand Segerslei 118, enregistré à la BCE sous le numéro 876.855.551, ci-après “Office-IT”.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons?

Dans le cadre de notre activité de prestataire de services informatiques, nous collectons et traitons les données de nos clients, fournisseurs, prospects et partenaires, ainsi que de leurs collaborateurs, associés et autres contacts utiles. 

Vous nous fournissez certaines données directement, par exemple lorsque vous contactez nos services de vente ou d’assistance. En outre, nos systèmes de surveillance et d’enregistrement enregistrent également des données à caractère personnel, principalement des données d’identification électronique. Enfin, nous obtenons des données personnelles de la part de tiers tels que les partenaires avec lesquels nous travaillons.

Nous distinguons différents types de données à caractère personnel :

  1. Nom et coordonnées : nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées similaires.
  2. Données d’identification électroniques : adresses IP.
  3. Informations d’identification : les mots de passe et autres informations de sécurité similaires utilisées pour l’authentification.
  4. Données démographiques : âge, sexe et langue préférée.

Traitement anonyme des données

Lorsque vous visitez notre site web, nous aimons savoir quelles pages vous intéressent le plus et combien de temps vous y passez. Toutefois, ces données sont traitées de manière anonyme, à moins que vous ne cliquiez sur notre site web par le biais d’un mailing électronique que nous vous envoyons.

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles dans le cadre de la préparation, de l’exécution et de la résiliation de notre contrat afin de vous garantir le meilleur service possible. Concrètement, Office-IT utilise vos données personnelles pour :

  1. La livraison de nos produits : dans le cadre de la préparation des offres, du traitement des commandes et du suivi des livraisons, de la facturation et du paiement, nous recueillons votre nom et vos coordonnées.
  2. La fourniture de nos services : pour la fourniture de nos services, comme par exemple : le service d’assistance, la surveillance, la maintenance et l’hébergement, nous recueillons votre nom, vos coordonnées, vos données d’identification électroniques et vos informations d’identification. Dans ce cas, seules les données nécessaires à l’exécution du service seront traitées. Le détail du type de prestation que nous avons réalisé et la date à laquelle il a été réalisé sont inclus dans notre système de ticketing.
  3. Communication sur nos produits et services : pour vous informer sur nos produits et services, nous envoyons périodiquement une lettre d’information électronique. En outre, nous pouvons vous contacter par téléphone, par courrier électronique ou directement pour vous informer de l’expiration d’un abonnement, d’un contrat ou d’une extension de garantie, de problèmes ou de dysfonctionnements concernant les produits et services que nous fournissons ou pour vous inviter à participer à une enquête ou à un événement.

Quand partageons-nous vos données personnelles ?

Office-IT ne vend pas de données personnelles à des tiers. Nous ne partageons vos données personnelles que pour l’exécution de notre contrat avec vous ou pour nous conformer à une obligation légale. 

Plus précisément, nous partageons vos données personnelles dans les situations suivantes :

  1. Lors de l’élaboration des devis : Nous partageons vos coordonnées avec nos partenaires et fournisseurs dans le cadre de l’élaboration des devis, par exemple en demandant des prix spéciaux et des réductions afin que nous puissions toujours offrir au meilleur prix les produits ou les solutions que vous demandez
  2. Lors du traitement des commandes : Nous partageons vos coordonnées avec nos partenaires et fournisseurs pour permettre la livraison des produits et services que vous avez commandés. Pour certains des produits et services que nous fournissons directement ou par l’intermédiaire de nos partenaires, tels que, par exemple, les lignes internet, la téléphonie dans le cloud, certains licences et contrats logiciels et les extensions de garantie, nos fournisseurs et/ou partenaires demandent vos coordonnées en tant qu’utilisateur final.
  3. Lors de la fourniture de soutien : Nous partageons vos coordonnées et, si nécessaire, vos données d’identification électronique avec nos partenaires et fournisseurs lorsqu’ils ont besoin de ces informations pour nous aider et vous aider à résoudre un problème.

Le transfert de vos données est limité aux seules données nécessaires pour offrir et fournir les produits et services que vous avez demandés. Nous veillons à ce que nos partenaires et fournisseurs gèrent vos données en toute sécurité et, le cas échéant, nous concluons avec eux les accords nécessaires en matière de confidentialité et de traitement des données.

Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

Office-IT s’engage à prendre des précautions raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles pour empêcher l’accès non autorisé, la perte ou l’utilisation abusive de vos données personnelles. Ces précautions sont exposées dans notre politique de protection des données, qui est disponible sur demande.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conservons vos données personnelles que pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel nous les avons collectées (voir le point ci-dessus “Comment utilisons-nous vos données personnelles ?”), à moins que cela ne soit justifié pour remplir nos obligations légales et judiciaires.

Quels sont vos droits en matière de protection de la vie privée et comment pouvez-vous les exercer ?

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, de les corriger ou de les supprimer. En outre, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement des données ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Office-IT et vous avez le droit à la portabilité des données. Pour ce faire, veuillez envoyez un e-mail à gdpr@office-it.be.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de bulletins d’information ou d’autres courriers de notre part, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le bouton “se désinscrire de cette liste” au bas de la page.

Modifications de la déclaration sur la vie privée et plaintes

Office-IT peut modifier la présente déclaration sur la vie privée de temps à autre. Vous pouvez toujours consulter la dernière version sur notre site web.

Pour toute plainte relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours contacter le comité de protection de la vie privée.