Whitewood Property Management

Zorgeloos mails openen met Vade bij Whitewood Property Management

Ruimtes creëren die ambities aanwakkeren en relaties bevorderen is een belangrijk streefdoel bij Whitewood Property Management. Om dat te kunnen realiseren hebben ze uiteraard nood aan een vlot functionerend IT-systeem.

Een kolfje naar de hand van Office-IT.

Gebouw De Munt

Op zoek naar een IT-partner voor jouw KMO?

We bekijken graag met jou welke oplossingen het meest geschikt zijn en bieden standaardformules of maatwerk aan. Aan jou de keuze.

Whitewood Property Management is als vastgoedspeler momenteel actief vanuit Antwerpen, Brussel en Rotterdam. Hun doelstelling? Vastgoed in alle facetten optimaliseren, waarbij u mag denken aan totaalrenovaties, maar ook interieurinrichting, administratie en conciërgediensten: compleet ontzorgen. Zo verzoenen ze de wensen van zowel investeerders als huurders als rasechte bemiddelaars. Met een team van experts staan ze altijd klaar om problemen op te lossen of met nieuwe ideeën een frisse wind te laten waaien.

Heel wat phishing mails in de mailbox

Heel wat medewerkers van Whitewood Property Management hadden te kampen met phishing mails, meteen ook dé reden om voor bijkomende veiligheid te zorgen. “Vooral onze financiële afdeling kreeg regelmatig de vraag om dubieuze transacties uit te voeren”, geeft Michel Pauwels, Managing Director aan. “Nu zijn onze mensen wel steeds zeer alert, maar het blijft een risico om enkel op alertheid te vertrouwen. Een kleine onachtzaamheid kan zware gevolgen hebben. Zeker toen we overschakelden op thuiswerk vanwege corona, werd een goede beveiliging nog belangrijker. We willen dat onze medewerkers zorgeloos en met een gerust hart hun mails kunnen openen.”

Maar niet alleen intern was er nood aan betere beveiliging, ook klanten vragen er expliciet achter. “Ook onze eigen klanten waren vragende partij voor extra beveiliging, zodat hun persoonlijke data optimaal beschermd worden. Een wens die we niet konden negeren.”

De kracht op de achtergrond

De verwachtingen van Whitewood Property Management? “Elke mail die binnenkomt moet gescreend worden. Trouwens niet enkel de mail, maar zeker ook de links die in de mail zijn opgenomen. Maar daarnaast krijgen we als vastgoedbedrijf ook heel wat mails van klanten en huurders binnen en is het belangrijk dat hun persoonlijke data goed afgeschermd zijn. Heel wat phishing mails vallen moeilijk van echt te onderscheiden, maar met Vade Secure zijn we zeker dat de mails in orde zijn. Alle URL’s en zelfs de bijlagen worden gescreend. Dit gebeurt allemaal op de achtergrond, zodat onze mensen geen hinder of vertraging ondervinden. Deze tool werkt naadloos samen met Microsoft 365.”

Beter dan de ‘klassieke’ oplossing

Helemaal nieuw was extra beveiliging niet voor Whitewood Property Management. “Voordien maakten we gebruik van een ‘klassieke’ oplossing. De e-mailadressen en de oorsprong van de links werden wel gecontroleerd, maar een oplossing voor geavanceerde aanvallen tegen te houden was het niet. We kregen dus nog altijd heel wat phishing mails. Het is algemeen geweten dat 90% van de cyberaanvallen starten met een e-mail, dus hier moesten we echt wel een oplossing voor vinden. Nu met Vade Secure geraken dubieuze mails niet meer in de mailboxen en dat geeft gemoedsrust.”

Vertrouwen op de expertise van Office-IT

Andere oplossingen? Die werden door Whitewood Property Management niet bekeken.

“Toen Office-IT met de oplossing van Vade kwam, hebben we geen moment getwijfeld. We merkten onmiddellijk dat deze tool veel verder gaat en performanter is dan de klassieke programma’s. Bovendien zijn we zeker dat als Office-IT het aanbeveelt, dat het werkt. Een paar jaar geleden zijn we met elkaar in zee gegaan en hebben we een meerjarenplan opgesteld. Zo werden de fysieke servers ingewisseld voor de cloud, hebben we onze login procedure voorzien van extra multifactor authenticatie via Authpoint van WatchGuard. Stuk voor stuk implementaties die vlekkeloos zijn verlopen.”

logo Whitewood

Deel deze case:

Op zoek naar een IT-partner voor jouw KMO?

Laat ons weten wat er in jouw organisatie beter kan. Kleine of grote KMO? We bekijken graag met jou welke oplossingen het meest geschikt zijn en bieden standaardformules of maatwerk aan. Aan jou de keuze.

“We willen niet dat onze medewerkers wakker moeten liggen van het feit of een mail mag geopend worden of niet.”

Pauwels Michel – Whitewood Property Management